Superando las brechas: Coordinación interinstitucional y entre las partes interesadas para el éxito en la obtención de permisos.

Los grandes proyectos de centros de datos no fracasan en la obtención de permisos porque una sola agencia diga "no". Pueden toparse con un "no" político que se desarrolla en audiencias comunitarias (más sobre esto a continuación). Pero cuando los permisos se estancan en los procesos típicos de las agencias, generalmente se debe a que varias agencias están esperando algo diferente con poca coordinación entre ellas; el sistema no fomenta la coordinación. También es común que el equipo del proyecto gestione cada proceso como si existiera de forma aislada. El resultado es un cronograma que no tiene nada que ver con lo que sugeriría el tiempo de procesamiento de cualquier permiso individual, y eso se debe a que los retrasos no se acumulan, sino que se multiplican.

Los promotores inmobiliarios que gestionan los permisos de sus proyectos con mayor eficacia comprenden algo que otros aprenden por las malas: la coordinación no es una tarea administrativa, sino una estrategia regulatoria. Y, como toda estrategia, debe planificarse con antelación, no improvisarse en respuesta a una crisis.

¿Por qué permitir puestos y dónde?

La mayoría de los rechazos de permisos no son el resultado de una sola decisión. Son producto de retrasos acumulados, procesos realizados en el orden incorrecto, relaciones que no se establecieron antes de que fueran necesarias y solicitudes presentadas antes de que existieran las bases para respaldarlas.

El error más común consiste en tratar la obtención de permisos como un proceso secuencial, cuando en realidad se deberían realizar varios pasos en paralelo. Un equipo de proyecto espera la aprobación de una agencia antes de contactar con la siguiente, considerando cada permiso como una transacción aislada en lugar de un elemento interdependiente de un sistema más amplio. Esto prolonga el plazo mucho más allá de lo que indicarían los tiempos de tramitación de cada permiso individual.

El efecto dominó agrava la situación. Cuando un documento de la NEPA se retrasa porque no se recopilaron datos de referencia con la suficiente antelación, todos los permisos posteriores que dependen de dicho documento corren el riesgo de retrasarse también. La autorización de la Sección 404 del Cuerpo de Ingenieros del Ejército, la consulta de la Sección 7 de la ESA y la certificación estatal de la calidad del agua se ven afectadas. El proyecto no solo pierde el tiempo que se retrasó por el retraso en la revisión de la NEPA, sino también todo el tiempo que esos procesos posteriores habrían estado ejecutándose en paralelo.

La mala calidad de las solicitudes es la causa de fracaso más evitable. Las agencias que reciben solicitudes incompletas o mal preparadas no solo solicitan más información, sino que paralizan sus procesos internos. Las solicitudes de información adicional reinician los plazos, activan períodos adicionales de consulta pública en algunas jurisdicciones y agotan la buena voluntad del personal de la agencia, que de otro modo habría estado dispuesto a resolver los problemas de manera informal. Una solicitud bien preparada no es solo un requisito reglamentario; es una herramienta para la gestión de relaciones.

Miembros del equipo de SWCA recopilando datos sobre el terreno.

¿Quién está realmente en la mesa?

Antes de poder elaborar una estrategia de coordinación, es necesario comprender todo el marco regulatorio. En el caso de proyectos de centros de datos a gran escala, este marco es más complejo de lo que la mayoría de los equipos de proyecto prevén.

A nivel federal, el Cuerpo de Ingenieros del Ejército tiene jurisdicción sobre los impactos en las aguas de los Estados Unidos, incluidos los humedales. El Servicio de Pesca y Vida Silvestre de los Estados Unidos y NOAA Fisheries administran la Ley de Especies en Peligro de Extinción. La Comisión Federal Reguladora de Energía tiene jurisdicción sobre ciertos acuerdos de interconexión e infraestructura energética. El Departamento de Energía y la Oficina de Administración de Tierras (Bureau of Land Management) son cada vez más relevantes a medida que el desarrollo de centros de datos se expande sobre terrenos federales o adyacentes a ellos. El Servicio Forestal de los Estados Unidos puede verse afectado por corredores de transmisión o rutas de acceso. Cada agencia tiene su propio mandato legal, su propio cronograma de revisión y su propia cultura interna. Ninguna de ellas coordina sus procesos automáticamente.

Las Oficinas Estatales de Preservación Histórica y las Oficinas Tribales de Preservación Histórica no son agencias federales, pero son actores esenciales en el proceso de consulta de la Sección 106 de la Ley Nacional de Preservación Histórica. La Sección 106 afecta a aproximadamente 120 000 proyectos cada año y se desarrolla en paralelo a la NEPA, no como un subproceso de la misma. Los proyectos que tratan la Sección 106 como una subtarea de la NEPA suelen descubrir que la consulta con las Oficinas Estatales de Preservación Histórica y las Oficinas Tribales de Preservación Histórica se extiende mucho más allá del plazo establecido por la NEPA. Es fundamental destacar que, si bien estas oficinas tienen 30 días para responder a las conclusiones y determinaciones formales, no existe un plazo reglamentario para la consulta en sí, y los pasos para identificar propiedades históricas, evaluar los efectos y resolver los efectos adversos pueden demorar considerablemente más, especialmente cuando los recursos culturales son complejos o están en disputa.

Las tribus reconocidas a nivel federal ocupan una posición singular en el marco regulatorio. Su autoridad es soberana, no meramente consultiva. La consulta entre gobiernos es un requisito legal establecido por diversas leyes federales, y las tribus cumplen con estas obligaciones mediante su propio proceso deliberativo y según sus propios plazos. Los proyectos que involucran a las tribus desde el principio, de manera genuina y con respeto a su soberanía, obtienen sistemáticamente mejores resultados que aquellos que consideran la consulta tribal como un mero trámite.

Las jurisdicciones estatales y locales añaden una capa de complejidad que varía enormemente según la geografía. Algunos estados han consolidado los procesos de concesión de permisos para grandes proyectos de infraestructura. Otros mantienen una autoridad fragmentada entre múltiples agencias con jurisdicciones superpuestas. Los gobiernos locales conservan autoridad sobre el uso del suelo, la zonificación y, en muchos casos, la concesión de permisos para la calidad del agua y del aire, autoridad que no está supeditada a la legislación estatal o federal. La postura política respecto al desarrollo de centros de datos varía significativamente entre las distintas jurisdicciones, y dicha postura influye en cómo las agencias ejercen su autoridad discrecional de maneras que no se reflejan en ninguna ley o reglamento.

¿Qué es lo que realmente está en la ruta crítica?

En materia de estrategia, no todos los permisos son iguales. La ruta crítica en un proceso de permisos complejo se define por las aprobaciones que requieren más tiempo, conllevan más dependencias posteriores y ofrecen menos flexibilidad en cuanto a plazos. Identificar esas aprobaciones y diseñar la estrategia de coordinación en torno a ellas es la esencia de la gestión de permisos.

Para la mayoría de los proyectos de centros de datos a gran escala, el factor determinante suele ser uno de estos tres: la evaluación ambiental federal según la NEPA, la consulta con las tribus indígenas o la interconexión con la red eléctrica. Estos procesos comparten características comunes y no pueden acortarse simplemente asignándoles más recursos. Los plazos de la NEPA están sujetos a los requisitos legales, los períodos de comentarios públicos y la capacidad de procesamiento de la agencia. La consulta con las tribus indígenas se rige por el proceso deliberativo de la propia tribu. Los plazos de interconexión dependen de la prioridad en la lista de espera y las limitaciones operativas de la red eléctrica.

Esto implica no solo que estos procesos deben iniciarse con anticipación, sino también que las decisiones que afectan su alcance y complejidad deben tomarse antes de comenzar. Un proyecto que ingresa a la revisión de la NEPA sin datos de referencia completos, una estrategia de análisis de alternativas definida y relaciones preestablecidas con las agencias gubernamentales tardará más que uno que llegue preparado. Además, esa diferencia es irreversible una vez que el proceso está en marcha.

Establecido bajo la Ley de Mejora del Transporte Terrestre de Estados Unidos (diciembre de 2015) y extendido a proyectos de centros de datos que cumplan los requisitos bajo la Orden Ejecutiva 14318 (julio de 2025), FAST-41 ofrece un mecanismo de transparencia y coordinación que vale la pena comprender. Bajo la Orden Ejecutiva 14318, el Director Ejecutivo del Consejo Directivo para la Mejora de los Permisos Federales puede designar un proyecto que cumpla los requisitos como un "proyecto de transparencia" dentro de los 30 días posteriores a su identificación por parte de la agencia y publicarlo en el Panel de Permisos Federal junto con un cronograma para una revisión acelerada. La designación como un "proyecto cubierto" crea mecanismos adicionales de rendición de cuentas para los plazos de procesamiento de las agencias. No es una garantía de reducción de plazos y existen muchos casos en los que los desarrolladores de centros de datos no deberían buscar la cobertura bajo FAST-41, pero es una herramienta que vale la pena evaluar para proyectos de escala y complejidad suficientes.

Vista aérea de la construcción de un centro de datos con baterías BESS y grúas rojas.

Construir relaciones antes de necesitarlas

En un proceso de obtención de permisos complejo, pocas inversiones ofrecen mayores beneficios que reunirse con los organismos que revisarán el proyecto antes de presentar la solicitud. Estas reuniones previas cumplen múltiples funciones simultáneamente: presentan el proyecto al personal del organismo antes de que se presente como solicitud formal; permiten identificar posibles problemas con la suficiente antelación para abordarlos durante el diseño del proyecto; establecen un punto de contacto dentro del organismo; y, además, demuestran que el solicitante está organizado, preparado y capacitado para gestionar un proyecto complejo.

La credibilidad que se establece en la fase previa a la solicitud no es abstracta. El personal de la agencia que conoce al equipo del proyecto, lo comprende y cree que el solicitante es competente y transparente, procesa las solicitudes de manera diferente a quienes se acercan al proyecto por primera vez a través de un documento presentado. Esta diferencia se refleja en la calidad de la comunicación informal durante la revisión, la disposición del personal para señalar problemas antes de que se conviertan en notificaciones formales de deficiencias y la rapidez con la que se atienden las solicitudes de seguimiento.

La credibilidad también se pierde de maneras específicas y predecibles. Cuando se presentan solicitudes antes de que el proyecto esté listo; se asumen compromisos en reuniones previas a la solicitud que no figuran en la misma; los datos de referencia son incompletos o inconsistentes con lo que se presentó informalmente; o el personal de la agencia descubre que las declaraciones que se les hicieron eran inexactas (incluso si fue de forma involuntaria), tienden a ser menos indulgentes con todo lo que sigue. Esa pérdida de credibilidad es difícil de recuperar y no solo afecta al proyecto actual, sino también a futuros proyectos en la misma jurisdicción.

La diferencia entre ser conocido por una agencia y ganarse su confianza se construye a lo largo de años de desempeño constante y creíble. Es uno de los activos menos visibles, pero más importantes, que un socio consultor ambiental aporta a un proyecto.

La participación de la comunidad como función de concesión de permisos

Las inquietudes de la comunidad que se convierten en oposición organizada representan un riesgo directo para la obtención de permisos en proyectos de centros de datos. No se trata de un problema de reputación que pueda ser gestionado por el departamento de comunicación a posteriori, sino que es la causa de la denegación de permisos, retrasos en los proyectos y, en algunos casos, su cancelación definitiva.

Los ejemplos de Georgia y Dakota del Norte presentados al inicio de esta serie ilustran claramente este patrón. En ambos casos, el problema no radicaba en el proyecto en sí, sino en cómo este se integraba en la comunidad. Los promotores que adquirieron terrenos mediante acuerdos de confidencialidad, anunciaron proyectos sin consulta previa y llegaron a comunidades sin relaciones establecidas, se encontraron con una oposición organizada. Las consecuencias regulatorias fueron significativas: moratorias, nuevos requisitos de revisión y un escrutinio exhaustivo de cada proyecto, lo que añadió meses a plazos que ya estaban bajo presión.

Comprender desde el principio a las organizaciones e individuos interesados ​​en el proyecto es fundamental para una estrategia de participación eficaz. No todas las entidades tienen la misma posición o influencia, y cada una tendrá intereses diferentes. Algunas tienen representación formal en los procesos regulatorios: gobiernos tribales, propietarios de terrenos colindantes, usuarios de agua aguas abajo. Otras tienen influencia política sin representación formal: funcionarios electos, organizaciones comunitarias, grupos de defensa ambiental y líderes individuales. Comprender los intereses y roles de la comunidad antes de que comience la participación permite al equipo del proyecto planificar adecuadamente las actividades de divulgación para evitar sorprender a los miembros de la comunidad y a quienes toman las decisiones. Esta comprensión temprana también facilita la comunicación directa, en lugar de permitir que la información se difunda informalmente de boca en boca.

En el entorno actual, la información inexacta sobre los requisitos de recursos y el impacto en la comunidad de un proyecto puede circular de forma rápida y generalizada, a menudo antes de que el promotor haya tenido la oportunidad de responder. La respuesta más eficaz no es la corrección reactiva, sino la participación proactiva y transparente. Los promotores que publican información clara y precisa sobre sus proyectos, interactúan abiertamente con la comunidad y asumen compromisos documentados y verificables, se ganarán una mayor confianza. En consecuencia, serán más resilientes que aquellos que tratan la información del proyecto como confidencial hasta que se exige su divulgación.

Las consideraciones de justicia ambiental añaden una complejidad cada vez mayor. Dado que los marcos federales de justicia ambiental se han reducido bajo la administración actual, las organizaciones locales de justicia ambiental están más atentas que nunca a las posibles amenazas en sus comunidades. California, Massachusetts y otros estados han mantenido o reforzado sus requisitos estatales de justicia ambiental. En esas jurisdicciones, la participación comunitaria no es solo una opción estratégica, sino una obligación regulatoria. Y la eficacia de dicha participación será evaluada por las agencias y, potencialmente, por los tribunales.

Reunión comunitaria y planificación contra incendios forestales

Cuando las cosas se estropean

Incluso los procesos de concesión de permisos bien gestionados se topan con conflictos entre organismos con jurisdicciones superpuestas, entre requisitos federales y estatales que apuntan en direcciones diferentes, y entre las obligaciones de mitigación y las realidades operativas.

La causa más común de conflicto interinstitucional en la concesión de permisos para centros de datos es la superposición de jurisdicciones sobre el mismo recurso. Un impacto en un humedal puede requerir autorización tanto del Cuerpo de Ingenieros del Ejército, conforme a la Sección 404, como de una agencia estatal, según la ley estatal sobre humedales, y ambas agencias pueden tener estándares diferentes para una mitigación adecuada. Un recurso cultural puede estar sujeto a una consulta conforme a la Sección 106 con la Oficina Estatal de Preservación Histórica (SHPO), así como a una consulta tribal independiente, y ambos procesos pueden generar conclusiones diferentes sobre su importancia y la respuesta apropiada.

Para gestionar estos conflictos, es fundamental comprender claramente qué requisitos de cada organismo tienen prioridad, dónde hay margen para la negociación y dónde no. Los mecanismos de coordinación interinstitucional, como los procesos de revisión conjunta, los memorandos de entendimiento y los acuerdos programáticos conforme a la Sección 106, pueden resolver los conflictos antes de que se conviertan en disputas que paralicen el proyecto. Cuando no sea posible, puede ser apropiado recurrir a la dirección del organismo o al Consejo Asesor de Preservación Histórica.

Decidir cuándo intensificar la intervención y cuándo gestionar la situación de forma pasiva es una de las decisiones más trascendentales en la gestión de permisos complejos. La intensificación puede resolver un conflicto que la coordinación informal no puede, pero también consume capital político, puede endurecer las posturas de las agencias y generar soluciones que creen nuevos problemas en otras instancias. El umbral debe ser alto: reservado para situaciones en las que los esfuerzos informales se hayan agotado realmente y lo que está en juego justifique el costo.

Absorber un conflicto, aceptar un requisito de mitigación o una modificación de diseño que resuelva la preocupación de la agencia sin cuestionarla, suele ser la respuesta correcta, sobre todo para las limitaciones que afectan a una parte del proyecto pero no amenazan su viabilidad fundamental. La clave está en distinguir entre los conflictos que merecen ser intensificados y aquellos que es mejor absorber, y tomar esa decisión con la suficiente antelación para que la respuesta no sea reactiva.

Los desarrolladores que gestionan con mayor eficacia los complejos procesos de permisos interinstitucionales rara vez lo hacen solos. Las relaciones, el conocimiento normativo y la comunicación proactiva que hacen posible esta coordinación se forjan a lo largo de años de experiencia constante en entornos de permisos federales, tribales, estatales y locales. Eso es lo que SWCA aporta a cada proyecto: no solo experiencia en permisos individuales, sino la capacidad de gestionar todo el proceso.

MÁS DE LA SERIE

• Parte 1: De la tierra a los datos: la guía completa para la obtención de permisos para centros de datos.
• Parte 2: La selección del emplazamiento es una decisión que requiere permisos: Energía, agua y alineación del terreno.
• Parte 4: Permitiendo el futuro: alineando las evaluaciones ambientales y la expansión de los centros de datos
• Parte 5: De la aprobación a la operación: permisos de construcción que se adaptan al crecimiento de su campus.

SWCA Environmental Consultants brinda apoyo a desarrolladores de centros de datos, empresas de servicios públicos e inversores en infraestructura a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde la estrategia inicial del sitio hasta la ejecución de la construcción y las operaciones. Nuestro enfoque integrado combina la planificación ambiental, la gestión de permisos y la alineación de la infraestructura para reducir el riesgo regulatorio y mejorar la ejecución del proyecto.